Ακόμη και τα μικρότερα καταλύματα μπορούν να επωφεληθούν από ένα λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων. Είτε πρόκειται για ένα Boutique ξενοδοχείο, είτε Bed and Breakfast, είτε για ένα ξενοδοχείο με λίγα δωμάτια ή δεκάδες, ένα σωστό σύστημα διαχείρισης ακινήτων (Property Management System) θα σας βοηθήσει να έχετε τον έλεγχο της επιχείρησής σας.
Είναι πολύ βοηθητικό να έχετε ένα οργανωμένο σύστημα, το οποίο θα σας απαλλάξει από το να χάνετε χρόνο σε χειροκίνητες εργασίες και ώς εκ τούτου θα σας βοηθήσει να επικεντρωθείτε στον επισκέπτη σας και τις ανάγκες του. Έχοντας ένα σωστό εργαλείο στα χέρια σας, θα αντιληφθείτε την διαφορά ανάμεσα στο να δουλεύεις για την επιχείρηση σου, αντί να δουλεύεις σε αυτήν. Τα μικρότερα καταλύματα είναι ιδιαίτερα ευάλωτα στο να αναλώνονται μέσα στις καθημερινές τους λειτουργίες, καθώς οι ομάδες είναι μικρές και σχεδόν πάντα οι ιδιοκτήτες είναι οι χειριστές.
Για να ελαχιστοποιήσετε τα λάθη και να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας με ευκολία και ποιότητα που θα εντυπωσιάσει τους επισκέπτες, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων (HMS). Παρακάτω θα βρείτε μερικούς λόγους για τους οποίους το HMS είναι ένας απαραίτητος σύμμαχος για την αλλαγή της επιχείρησής σας προς το καλύτερο.
Ο χρόνος σας είναι πολύτιμος.
Όπως κάθε υπερήρωας έχει ένα cast από υποστηρικτικούς χαρακτήρες, έτσι, για τον ιδιοκτήτη ενός ξενοδοχείου ή καταλύματος, αυτό το cast δεν είναι άλλο από το προσωπικό του. Φυσικά η τεχνολογία είναι άλλος ένας βασικός βοηθός που θα ενισχύσει την παραγωγικότητα σας.
Τώρα, σκεφτείτε την ημέρα σας. Τι αξίζει τόσο για εσάς όσο και το προσωπικό σας; Μα φυσικά να ξοδεύετε τον χρόνο σας σε εργασίες και καθήκοντα που δημιουργούν αξία και αποδίδουν έσοδα. Η παροιμία αναφέρει “ ο χρόνος είναι χρήμα”, επομένως πρέπει να αναλογιστείτε πώς ξοδεύετε τον χρόνο σας και επικεντρωθείτε στην δημιουργία μιας κερδοφόρας στρατηγικής για την επιχείρηση σας.
Είστε αρκετά απασχολημένοι.
Για τους ξενοδόχους και τους οικοδεσπότες, η καθημερινή λίστα των to-dos είναι ατελείωτη. Θα υπάρχει πάντα κάτι που πρέπει να γίνει: ένας υποψήφιος για συνέντευξη, ένας επισκέπτης για να χαιρετήσουν, μια καμπάνια μάρκετινγκ που πρέπει να ξεκινήσει, ένα θέμα συντήρησης για να διορθωθεί, κ.λπ.
Μέσα στις τόσες δυσκολίες, έχουμε μια αξιόπιστη λύση να σας προσφέρουμε. Αυτό φυσικά δεν είναι άλλο από το HMS, που μπορεί πραγματικά να σώσει όχι την ημέρα σας αλλά και όλη την επιχείρηση. Μπορείτε να είστε σε θέση να κρατάτε τα πράγματα υπό έλεγχο με τους εξής τρόπους:
Παρέχει μια λύση all-in-one. Η διαχείριση πολλαπλών συστημάτων είναι μια ταλαιπωρία – ειδικά για μικρότερες λειτουργίες. Μια χρήσιμη λύση διαχείρισης θα συνδυάζει πολλαπλές λειτουργίες, όπως μηχανή κρατήσεων, PMS, διαχείριση καναλιών και αναφορές.
Προσβάσιμο από οπουδήποτε. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να λαμβάνετε ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο ακόμα και από το κινητό σας, από οπουδήποτε με πρόσβαση στο διαδίκτυο.
Μειώνει τα παράπονα των επισκεπτών. Μία τυχαία απώλεια κράτησης, μία αμέλεια στο να χειριστείτε ένα ειδικό αίτημα ενός πελάτη ή κακή διαχείριση πληροφοριών σχετικά με τις πιστωτικές κάρτες, είναι μερικοί λόγοι για να λάβετε παράπονα. Ένα λογισμικό μπορεί να κρατήσει όλα τα στοιχεία των επισκεπτών σας οργανωμένα. Επιπλέον, με όλο το χρόνο που εξοικονομείτε με την αυτοματοποίηση των εργασιών, θα είστε σε θέση να δώσετε στους επισκέπτες σας περισσότερη προσοχή.
Διαχειρίζεται το back office. Οι πληρωμές, τα τιμολόγια, το ταμείο και οι οικονομικές αναφορές είναι πολύ πιο εύκολες στη διαχείριση όταν το back office βρίσκεται στο ίδιο λογισμικό.
Ο απώτερος στόχος είναι να διατηρηθεί η κερδοφορία και να απελευθερωθεί ο χρόνος σας, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά και να έχετε λιγότερο άγχος.
Οι πελάτες σας περιμένουν άψογη λειτουργία.
Υπάρχουν ορισμένοι σημεία όπου για τους καλεσμένους έχουν σημαντικό ρόλο, όπως η διακόσμηση, η τοποθεσία ακόμα και το ίδιο το προσωπικό. Ωστόσο, υπάρχουν κάποιες προσδοκίες που πρέπει να ικανοποιούνται από όλων των ειδών τα καταλύματα. Το HMS, σας δίνει την υποστήριξη που χρειάζεστε για να είστε άψογος στους επιχειρησιακούς τομείς που έχουν μεγαλύτερη σημασία.
Το σωστό HMS, σας βοηθά να ανταποκριθείτε στις προσδοκίες αυτές παρέχοντας:
Μια online μηχανή κρατήσεων. Οι επισκέπτες μπορούν να κάνουν κράτηση μέσω της ιστοσελίδας σας αντί να τηλεφωνήσουν. Μια online μηχανή κρατήσεων ωθεί τους επισκέπτες να κλείσουν μέσω αυτής και δίνει στο προσωπικό σας περισσότερο χρόνο να ασχοληθεί με άλλες προτεραιότητες.
Συγχρονισμένη τιμολόγηση και διαθεσιμότητα. Ένα από τα σημαντικότερα προβλήματα με την χειροκίνητη διαχείριση είναι η μη ανταγωνιστική τιμολόγηση και η διαθεσιμότητα. Υπάρχει πάντα ένα χάσμα μεταξύ του πότε ο διαχειριστής λαμβάνει μια τηλεφωνική κράτηση και όταν το δωμάτιο αφαιρείται από την διαθεσιμότητα σε άλλο κανάλι. Μερικές φορές, ένα κανάλι μπορεί να ξεχαστεί, οδηγώντας σε διπλές κρατήσεις, άρα και δυσαρεστημένους επισκέπτες. Δεδομένου ότι η διαθεσιμότητα σε ένα HMS με έναν channel manager είναι συγχρονισμένα από μια κεντρική “κοινή δεξαμενή πληροφοριών”, είναι πάντα ενημερωμένα, επομένως δεν θα έχετε πρόβλημα με διπλές κρατήσεις.
Εντοπισμός. Προκειμένου να προσελκύσετε περισσότερους επισκέπτες, θα πρέπει να σκεφτείτε τους ταξιδιώτες που έρχονται από το εξωτερικό και να διευκολύνετε τη διαδικασία κράτησης τους. Προσφέροντας μία διαδικασία κράτησης εύκολη, κατανοητή και προσβάσιμη από πολλούς επισκέπτες, δίνει στην επιχείρηση σας διεθνή αέρα.
Η εκπαίδευση και η επικοινωνία του προσωπικού σας θα μπορούσε να είναι σε καλύτερο επίπεδο.
Η κατάρτιση του προσωπικού αποτελεί βασικό κομμάτι οποιασδήποτε επιχείρησης. Όταν δεν έχετε οργανωμένο σύστημα ή χρησιμοποιείτε πολύπλοκη τεχνολογία, η διαδικασία μπορεί να είναι χρονοβόρα και κουραστική για όλους. Η εκτέλεση καθημερινών λειτουργιών θα πρέπει να είναι αρκετά απλή, ώστε να μην χάνετε πολύτιμο χρόνο.
Τα αποτελεσματικά HMS περιλαμβάνουν:
Μία ευκολονόητη διασύνδεση εύκολη στη χρήση της. Έχει λογική και λειτουργεί με τρόπο που θα περίμενε κανείς. Για παράδειγμα, έχοντας μια ενοποιημένη προβολή ημερολογίου με λειτουργικότητα drag-and-drop, που θα επιτρέπει στον χρήστη να αναθέτει εύκολα δωμάτια ή να αλλάζει τα δωμάτια ανάλογα με κάποια έκτακτη ανάγκη που μπορεί να προκύψει.
Αναφορές που μειώνουν τα σφάλματα και τη χειροκίνητη εργασία. Με το σωστό HMS, μπορείτε να μειώσετε την ανάγκη να ασχολείστε με χειροκίνητες εργασίες και λειτουργίες πράγμα που οδηγεί σε χαμένες εργατοώρες και κέρδη. Αντ’ αυτού, εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να ξοδεύετε χρόνο αναλύοντας τις εκθέσεις που εκπόνησε το HMS σας, και να εντοπίσετε τι επιτάσσουν οι τάσεις και να κάνετε σχέδια δράσης για την ανάπτυξη της επιχείρησης σας.
Διαχείριση των έσω. Ο χειριστής θα πρέπει να είναι σε θέση να έχει εικόνα του κάθε δωματίου στο dashboard του HMS και να έχει για παράδειγμα τη δυνατότητα να αναθέτει στην καθαρίστρια, τους καθαρισμούς δωματίων που έχουν προτεραιότητα, π.χ. όταν θα έχετε ένα early check in. Αυτή η δυνατότητα μειώνει τις απώλειες επικοινωνίας και βοηθά το προσωπικό να είναι πιο αποτελεσματικό.
Ο κλάδος της φιλοξενίας μεταβάλλεται διαρκώς
Η ομορφιά του να εργάζεσαι με ένα σύγχρονο, online λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων, είναι ότι ενημερώνεται τακτικά, ώστε η τεχνολογία του να είναι πάντα νέα και έτοιμη να στηρίξει τις μεταβαλλόμενες ανάγκες που προκύπτουν καθημερινά. Τα νέα χαρακτηριστικά και η λειτουργικότητα, οδηγούν στην ανάγκη υιοθέτησης καλύτερων μεθόδων για την επιχείρηση σας.
Καθώς αξιολογείτε τις επιλογές σας, αναζητήστε ένα HMS, που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας και σε συντονισμό με τη βιομηχανία του τουρισμού. Ο κλάδος μας, είναι πάντα εξελισσόμενος και το HMS θα πρέπει να είναι ο σύμμαχός σας για τη διατήρηση της συνάφειας και της αποτελεσματικότητας.
